日々惑う -雑記ブログ-

日々惑うことが多い中、少しでも自分の考え方をまとめて、いまの自分を知ることの糧とする為のブログ

会議の在り方

幾つかの会社を経験し、多くの会議に出席してもいまだにこうあるべきという会議のスタイルに行きついていません。ダメな会議のパターンは多いんですけどね...

偶々、以下の様な記事を見かけたので、今考えられるよい会議の在り方について考えてみます。
AppleやGoogleは会議も違う!超有名グローバル企業の会議のやり方5選

アジェンダは事前に共有

会議の参加者が十分な状態で参加できなければよい会議はできない。事前にアジェンダを共有することで十全な状態で会議に臨んでもらう。内容を知らないで参加するなど論外。

会議の規模を小さくする

参加人数が多くなれば多くなるほど、会議のコストが膨れます(人件費、コミュニケーションコスト)
意見のある当事者のみ参加として、情報共有が必要な人には議事録やそれに相当するものを共有する

データに基づいて議論する

仮説で物事を決めるのではなく、データに基づいて物事を決めていく。もちろんデータ不足で仮説の要素が多いこともあるだろうが、仮説から検証を繰り返していき、同じ議論をする際には仮説の要素を実際のデータに置き換えていく

時間を意識する

際限なく議論をしてもまとまらないこともある。予め会議の時間を考えて置き、無駄に延長しない。
会議時間が不足する際は時間の見積もり含めて準備が足りないのだからもう一度開催しなおすことを検討する。

決定事項に責任者を決める

決まったことを誰が実行するのかを決めておく。決まったが皆が誰かがやると思っていていつまでも実行されないになる事を防ぐ。

その他

コスト意識はビジネスをするならば何にでも大事だが、主に時間を気にするなら「遅刻者を待たない」ということを意識したい。待つことが普通になってしまい、待ってもらえると思うと自然と遅れがちになる。

他に、記事の中にあった「意思決定者は会議に参加しない」というものはとても興味深いが、意思決定者が 「GoかNoかを判断するだけ」 しか言えないのもどうなのかと思う。ある程度の権限を委譲しており、最終決定のみを判断する形ならこの方がよい気がするが、中途半端に最後だけというのは今一しっくりこない。

最後に会議は必要だと思うが、会議以外の方法も検討して極力会議は減らすべきだと思っている。安易に会議を行っていると気がつけば1日の殆どを会議に費やすことになってしまう。会議だけでは仕事は進まない。会議の結果をもって何を成すかが大事。会議は仕事をやった気になるので注意が必要。会議だけではまだ何も終わってないどころか始まってすらいないのだから。